Certidão negativa de débitos do CNPJ (CND)

O que é a certidão negativa de débitos

A certidão negativa de débitos (CND) é o documento oficial que atesta que uma empresa não tem dívidas pendentes com determinado órgão. É exigida em licitações, empréstimos, venda de imóveis, participação em processos e cadastro de fornecedores. Quando não há débitos, o órgão emite uma certidão negativa; quando há débitos já garantidos ou parcelados, emite uma certidão positiva com efeitos de negativa (CPEND), que vale como se fosse negativa.

Duas ideias ajudam a não confundir. A certidão é uma fotografia com prazo: ela afirma que, na data da emissão, aquele órgão não tinha pendências registradas em nome da empresa. Não é uma garantia permanente, e por isso vence. E ela é por órgão: a certidão federal nada diz sobre o ICMS estadual, o ISS do município ou o FGTS. Quem pede a documentação normalmente quer o conjunto, não uma só.

Não confunda também com o cartão CNPJ. O cartão comprova a inscrição e a situação cadastral da empresa; a certidão comprova a ausência de dívidas. São documentos diferentes, emitidos por serviços diferentes, e é comum um edital pedir os dois.

Para que serve e quando é exigida

A certidão negativa comprova que a empresa está em dia com os tributos. Ela costuma ser exigida em situações como:

• Licitações e contratos com órgãos públicos (é obrigatória para vender ao governo).
• Empréstimos e financiamentos em bancos e no BNDES.
• Compra e venda de imóveis pela pessoa jurídica.
• Cadastro de fornecedores em grandes empresas e marketplaces.
• Participação em processos, recuperação judicial e alterações societárias.

Há ainda um uso menos óbvio e bastante prático: conferir um fornecedor antes de contratar. Quem vai depender de um parceiro para entregar um serviço pode pedir as certidões como parte da qualificação, do mesmo jeito que o poder público faz. Uma empresa com débitos acumulados tende a ter mais risco de descontinuidade.

Os principais tipos de certidão do CNPJ

Não existe uma única certidão: cada esfera de governo emite a sua. As mais pedidas:

Certidão negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa

Ao emitir, o resultado pode vir de três formas:

• Negativa: não há nenhum débito. É a situação ideal.
• Positiva com efeitos de negativa (CPEND): existem débitos, mas eles estão parcelados, garantidos ou com a exigibilidade suspensa. Vale como se fosse negativa para a maioria das finalidades.
• Positiva: há débitos em aberto, sem garantia ou parcelamento. Precisa ser regularizada.

Um ponto que gera dúvida: a positiva com efeitos de negativa é aceita como prova de regularidade na maioria das exigências, inclusive em licitação. Ou seja, ter dívida parcelada e em dia não impede a empresa de contratar com o poder público. O que impede é a dívida em aberto, sem garantia nem suspensão.

Como ler e conferir a certidão

Recebida a certidão, três elementos importam mais que o resto:

• O tipo: confira no cabeçalho se é negativa ou positiva com efeitos de negativa, e a qual órgão se refere. É comum alguém emitir a federal quando o edital pedia a trabalhista.
• A validade: a data de emissão e a de vencimento vêm impressas. O prazo que conta é o da entrega do documento, não o da emissão.
• O código de controle: cada certidão traz um código que permite conferir a autenticidade no site do próprio órgão. Ao receber uma certidão de terceiros, vale usá-lo: é o que distingue um documento real de um PDF editado.

Guarde o arquivo original em PDF. Impressão digitalizada e captura de tela costumam ser recusadas justamente porque dificultam a verificação do código.

Matriz, filiais e o alcance da certidão

A certidão federal é emitida em nome da empresa e alcança matriz e filiais: não é preciso emitir uma para cada estabelecimento, porque a apuração dos tributos federais considera a pessoa jurídica como um todo. Basta informar um CNPJ da empresa.

Com as certidões estaduais e municipais a lógica é outra. Elas seguem a inscrição de cada estabelecimento, e uma rede com filiais em vários estados pode precisar de uma certidão por unidade e por ente. É o ponto que mais atrasa habilitação em licitação de empresas com várias filiais.

Vale notar que uma pendência de qualquer estabelecimento pode contaminar a certidão federal da empresa inteira. Se a certidão saiu positiva sem explicação aparente, olhe também as filiais.

O que fazer se a certidão sair positiva

Uma certidão positiva não é o fim do mundo, mas exige ação. O caminho:

1. Identifique os débitos no e-CAC da Receita Federal (para os tributos federais) ou no órgão correspondente.
2. Pague ou parcele os valores em aberto. Com o parcelamento em dia, costuma sair a positiva com efeitos de negativa.
3. Emita a certidão novamente após a regularização; a atualização costuma ser rápida.

Se o débito não for reconhecido, o caminho é contestar no próprio órgão, com a documentação que comprove o pagamento ou o erro. Enquanto a discussão corre, o que costuma destravar a certidão é a suspensão da exigibilidade do crédito, que produz a positiva com efeitos de negativa.

Erros comuns na hora de emitir

• Emitir a certidão errada: o edital pede federal, FGTS e trabalhista, e a empresa apresenta só a federal.
• Deixar vencer no meio do processo: com validade de 30 dias, a do FGTS é a que mais pega gente desprevenida. Emita todas perto da entrega.
• Confundir com o cartão CNPJ: o comprovante de inscrição não prova regularidade fiscal.
• Esquecer estados e municípios: a certidão federal não cobre ICMS nem ISS.
• Pagar por algo gratuito: a emissão é grátis nos sites oficiais. Sites que cobram apenas intermediam o que você mesmo faz em minutos.
• Não guardar o código de controle: sem ele, quem recebe não consegue conferir a autenticidade.